In der Regel verlangt das Finanzamt einen Spendennachweis – offiziell die Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster, falls die Zuwendungsbestätigung nicht direkt elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt wurde. Bei dieser Nachweispflicht gibt es Ausnahmen:

-     Wenn in Katastrophenfällen das Geld auf ein extra eingerichtetes Sonderkonto fließt, reicht die Buchungsbestätigung, aus der Name und Kontonummer des Auftraggebers und des Empfängers, der Betrag und der Buchungstag hervorgehen müssen. Eine betragsmäßige Begrenzung besteht in diesen Fällen nicht.

-     Bei Spenden bis zu 200 EUR genügt grundsätzlich ein Zahlungsnachweis, also Bareinzahlungsbelege oder Buchungsbestätigungen eines Kreditinstituts. Allerdings muss der steuerbegünstigte Zweck, d. h. die Angaben über die Anerkennung als gemeinnützige Körperschaft, auf dem Beleg aufgedruckt sein. Nicht fehlen darf auch der Hinweis, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt.

Aus verwaltungsinternen Gründen kann das Finanzamt von der Anforderung offizieller Zuwendungsnachweise absehen, wenn der Gesamtbetrag der Zuwendungen 100 EUR nicht übersteigt und vom Steuerpflichtigen eine Einzelaufstellung vorgelegt wird. Das Finanzamt kann jedoch auch in solchen Fällen auf einem Nachweis bestehen.

Als Buchungsbestätigung wird ein Kontoauszug, eine gesonderte Bestätigung der Bank oder ein PC-Ausdruck beim Online-Konto angesehen. Hieraus müssen Name und Kontonummer des Auftraggebers und des Empfängers, der Betrag sowie der Buchungstags ersichtlich sein. Die von der Bank abgestempelte Durchschrift des Überweisungsträgers reicht in der Regel nicht aus, weil damit die Belastung auf dem Konto des Steuerpflichtigen noch nicht nachgewiesen ist.