Gemeinnützige Unternehmen sind verpflichtet, ihre Mittel nur für ihre satzungsmäßigen Zwecke zu verwenden. Diese Mittelverwendung muss – zur Erhaltung der Gemeinnützigkeit – dem Finanzamt und bei Stiftungen ggf. auch der zuständigen Aufsichtsbehörde nachgewiesen werden. An den Nachweis sind strenge Anforderungen gestellt.

Dieser Nachweis kann zu Schwierigkeiten führen, wenn die Mittelverwendung in Ländern oder durch Organisationen erfolgt, die häufig nicht mit der sprichwörtlichen „deutschen Gründlichkeit“ arbeiten. Hier gilt es dann, entsprechende Unterlagen und Aufzeichnungen zu organisieren, die dokumentieren, wer wie viel Geld oder Sachmittel erhalten hat und was damit gemacht wurde.

In einem Urteil vom 08.04.2010 nahm das Niedersächsische Finanzgericht Stellung zu den notwendigen Nachweisen bei einer Mittelverwendung im Ausland. Danach können folgende – eventuell ins Deutsche zu übersetzende – Unterlagen als Nachweise dienen: im Zusammenhang mit der Mittelverwendung abgeschlossene Verträge und entsprechende Vorgänge, Belege über den Abfluss der Mittel ins Ausland und Bestätigungen des Zahlungsempfängers über den Erhalt der Mittel, ausführliche Tätigkeitsbeschreibungen der im Ausland entfalteten Aktivitäten, Material über die getätigten Projekte, z. B. Prospekte, Presseveröffentlichungen, Gutachten eines Wirtschaftsprüfers u. ä. bei großen oder andauernden Projekten, Zuwendungsbescheide ausländischer Behörden, wenn die Maßnahmen dort durch Zuschüsse u. a. gefördert werden und Bestätigungen einer deutschen Auslandsvertretung, dass die behaupteten Projekte durchgeführt werden.